代表メールアドレスはinfo@でいいの?正しい運用方法とは (2022)

業務効率化
代表メールアドレスはinfo@でいいの?正しい運用方法とは (1)
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    会社の代表メールアドレスの役割・決め方

    代表メールアドレスはその名の通り、個人ではなく会社を代表して連絡する際に用いられるメールアドレスです。例えば新規顧客からの問合せ対応、メールマガジンの発信などで使用されます。一般的な代表メールアドレスは「info@」ですが、その利用には問題点もあります。安易にinfo@で決めてしまわないよう、この問題点についてもあらかじめ頭に入れておいてください。

    「info@」の問題点

    info@は、すでに多くの企業で利用されています。つまり誰からでも存在する代表メールアドレスとして予測されやすいため、迷惑メールやスパムメールの標的になりやすいでしょう。不要なメールがたくさん届き、本当に必要なメールを埋もれさせてしまうかもしれません。
    また、迷惑メールなども、info@のメールアドレスから送られることが多く見られます。そのため、送信したメールが迷惑メールだと認識され、読まれず削除されてしまう可能性もあるでしょう。info@から始まるメールアドレスからの受信を拒否されていれば、メールが相手に届くことすらありません。

    「info@」以外の代表メールアドレスの例

    代表メールアドレスに「info@」以外のアドレスを設定している例もあります。具体的によく用いられるのは、以下のようなものです。
    • contact@
    • company@
    • corp@

    用途に応じた会社用メールアドレスの種類

    会社の規模が大きくなると、会社全体の代表メールアドレス以外にも、用途に応じてさまざまな代表メールアドレスが必要になります。例えば以下のようなものが挙げられますので、自社の状況に応じて設定してください。
    • customer@ / support@・・・顧客対応専用のアドレス
    • no-reply@・・・送信専用アドレス
    • news@・・・ニュース・情報配信用に使用されるアドレス
    • recruit@・・・採用・求人連絡に使用されるアドレス
    • sales@・・・営業窓口に使用されるアドレス
    • press@ / media@・・・広報・PRに使用されるアドレス
    • webmaster@・・・Webサイトに関する問合せ対応に試用されるアドレス
    アドレスを間違って使用しない、また相手にも何に関するメールなのか分かりやすくするため、用途に合わせてシンプルで分かりやすいメールアドレスに設定することが重要です。

    法人用メールアドレスの作成方法

    企業であれば信頼性などの観点から、フリーメールアドレスではなく独自の法人用メールアドレスを使用しましょう。そのためには、まずドメインを取得してください。そしてサーバーを契約し、ドメイン情報を用いて設定すれば専用のメールアドレスを作成できます。
    (Video) 【ロリポップ契約者限定】infoメールは勝手についてます。独自ドメインメールをGmailで送受信する方法
    代表メールアドレスはinfo@でいいの?正しい運用方法とは (2)
    法人(会社)のメールアドレスでドメイン取得前に注意したいポイント
    法人メールアドレスの作り方やフリーメールアドレスとの違い、さらにおすすめのドメインやレンタルサーバーの選び方について紹介します。

    代表メールアドレスの複数名での正しい運用方法

    代表メールアドレスは、複数名で確認・対応することが多くなります。ここでは代表メールを正しく管理・運用する方法、またメーリングリストや管理表では防ぎづらいメールの対応漏れや二重対応を防ぐ方法をご紹介します。
    代表メールアドレスはinfo@でいいの?正しい運用方法とは (3)

    1)代表メールアドレスを共有用メーリングリストに登録する

    代表メールアドレスをメーリングリストに登録すれば、あらかじめ登録されているメンバーに、受信内容が共有されます。また返信時の宛先にメーリングリストのアドレスを入れれば、対応状況がメンバーに共有されます。対応方法の検討や、何かトラブルが起きた際には、その経緯もすぐに分かるので迅速な対処が可能です。
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    メーリングリストとは?仕組みと作り方(Gmail,Outlook)

    2)管理表を作成する

    ExcelやGoogleスプレッドシートなどで管理表を作成し、代表メールアドレスに届くメールの担当者や対応状況(日時、内容など)を記載・更新する管理方法です。ステータスを設けておけば、確認したい情報のみ絞り込めて便利でしょう。Excelを共用サーバーで管理する、もしくはGoogleスプレッドシートのようなクラウドサービスで関係者に編集権限を付与すれば、更新するたびリアルタイムで共有できます。
    (Video) 【行政書士過去問解説】3月28日の3問【行書塾:行政書士通信】

    3)メール共有システムを利用する

    専用のクラウド型メール共有システムを導入し、代表メールアドレスを複数人で管理する方法があります。メール共有システムはメールの担当者や対応履歴、処理状況などメール情報管理の機能が備わったものです。システム上の情報は権限のある人なら誰でもアクセスできるため、メールの対応漏れや遅れ、二重対応などが防止できます。さらに、対応履歴など蓄積されたデータを分析することで、メール対応業務の負荷が偏らないよう調整したり、業務改善に役立てたりすることも可能です。
    代表メールアドレスはinfo@でいいの?正しい運用方法とは (4)
    メール共有システム 活用事例
    メールワイズ導入と同時に「代表メールアドレス」を使用。属人的なメールの返信作業をチームで分担した方法とは?
    代表メールアドレスを複数名で管理・運用するうえでは、対応漏れや二重対応などが起きないよう注意が必要です。共用メーリングリストや管理表などミス防止の方法はいくつかありますが、専用のメール共有システムの利用がおすすめです。ミス防止だけでなくメール対応業務の効率化、また業務改善にも役立てることができます。
    代表メールアドレスはinfo@でいいの?正しい運用方法とは (5)
    チームでのメール対応の悩みを
    大幅に減らす方法とは?
    OutlookやGmailなど一般のメーラーではできない複数ユーザーによる
    メールの管理・共有をすることで、チームでのメール対応を効率化します。
    詳しくはこちら
    記事の執筆者 三河賢文(みかわまさふみ)
    学生時代からフリーライターとして活動を開始。主にITやビジネス、キャリア、スポーツ分野を中心に取材・執筆を手掛け、現在は編集やディレクションも担う。働き方やIT活用などビジネス関連での寄稿・講演実績も豊富。会社員時代には営業や企画職を経験し、トップセールスの実績も持つ。ナレッジ・リンクス(株)代表、“走る”フリーライター。4人の子を持つ大家族フリーランス。
    (Video) The Controversy Around ABA Therapy (Applied Behavior Analysis)
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    FAQs

    メールアドレス名のおすすめは? ›

    名前や会社を入れて、「誰のものか」分かりやすくするのがおすすめです。 一方、プライベート用ではそのような制約はありません。 子どもの名前や趣味の内容を盛り込むなどして、愛着のわくメールアドレスにするのもよいでしょう。 迷惑メールを受信するのをどうしても避けたいときは、短くシンプルなものを避けます。

    法人用メールアドレスのおすすめは? ›

    法人用メールアドレスのドメインは「.co.jp」がおすすめ

    「.co.jp」は、日本で何かしらの法人格がなければ取得できないドメインで、1つの企業・組織につき、1つだけしか取得することができません。 そのため、「.co.jp」のドメインを取得していると、企業の信頼性を裏付けることができます。

    ビジネス用メールアドレスの決め方は? ›

    就活で使うメールアドレスは、できるだけシンプルで名前が入っているものなどがおすすめです。 名前や生年月日が入っているようなメールアドレスであれば、就活用でも支障はなく、企業からみても印象がよくなります。 また、就活用のメールアドレスは、あまりに複雑なものは避けた方がよいでしょう。

    社内メールの注意点は? ›

    社内メールマナーの基本
    1. 件名は分かりやすく書く メールを受信した際に一番に目に入るのが件名です。 ...
    2. 宛名に注意する メールは、宛名の書き方に注意する必要があります。 ...
    3. 宛先の適切な使い分け ...
    4. 挨拶は簡潔に済ます ...
    5. 内容も簡潔にまとめる ...
    6. 誤字脱字に注意する ...
    7. 誤送信に注意する ...
    8. ファイルの添付漏れに注意する
    15 Jul 2021

    社内メールの名乗り方は? ›

    (2)あいさつ→名乗りが基本の流れ

    ○○株式会社の××です。 メールの送り先が日頃やり取りしている相手であっても、用件が変わるたびに名乗るのがマナーです。 反対に同じ用件のやり取り内であれば、最初の送信時もしくは返信時のみ名乗り、その後は名前部分のみは省略しても問題ありません。

    どのメールが一番いい? ›

    無料のおすすめフリーメールアドレスランキング5選
    • 1位.Gmail|Googleが提供するフリーメールサービス
    • 2位.Yahoo! メール|Yahoo! プレミアムなら容量無制限
    • 3位.AOLメール|無料でもメールの容量が無制限
    • 4位.iCloudメール|Appleユーザーにおすすめのアプリ
    • 5位.Outlookメール
    7 Feb 2021

    社会人のメールアドレスは? ›

    社会人メールアドレスは普通でいい。 苗字と名前もしくは名前の一部で取ればいい。 同姓が多いなら、数字を入れてもいいだろう。 取得するメールサービスも、王道のGmailで問題なし。

    仕事用のメールアドレスの名前は? ›

    仕事用のメールアドレスは【本人の名前@会社名(または屋号など】という形式が一般的です。

    仕事用アドレスのドメインは? ›

    ビジネス利用で考えた時、ベストなのはinfo@独自ドメインアドレスです。 独自ドメインは屋号などにすることが多いでしょう。 取っておけば将来的にHPを持つことも可能です。 ただし、ドメイン自体は年額1,000〜2,000円程度とは言え、有料になります。

    Infoとは何ですか? ›

    「インフォメーション」の略。

    メールアドレス作成の規則は? ›

    メールアドレスに使用できる文字や文字数
    • 半角英小文字、数字、「-」(ハイフン)、「.」( ドット)、「_」(アンダーバー)のみ
    • 文字数は、3文字以上30文字以内
    • ひとつ目の文字は、アルファベットまたは数字のみ

    会社のメールアドレス 何がいい? ›

    結論から言うと、仕事用としてベストなのは「独自ドメイン」のメールアドレスです。 独自ドメインとは、持ち主の完全オリジナルなメールアドレスのこと。 例えば通販サイトのAmazonは、注文確認のメールに【auto-confirm@amazon.co.jp】というメールアドレスを使っています。

    メールアドレスの種類は? ›

    メールサービスには、「フリーメール」「プロバイダメール」「独自ドメインメール」の3種類があります。 それぞれ利用形態や搭載する機能、メールアドレス自体の社会的信用度が異なります。

    Gmail アドレス どんなの? ›

    Gmailのメールアドレスは、Googleアカウント作成時の「ユーザー名」とドメインの「@gmail.com」で構成されます。 キャリアメールなどでは、アドレス変更を行うことができますが、Gmailは一度作成したアドレスの変更はできません。 ビジネスで使用する場合などは特に、誤字がないように注意しましょう。

    メールアドレスの記述方法は? ›

    メールアドレスは、@(アットマーク)の右側に書かれたドメイン名と、@の左側に書かれたユーザー名(メールアカウント)で構成される(図2)。 ドメイン名は、プロバイダーや企業、組織ごとに割り振られている文字列。 ユーザー名は、ユーザー個人を特定するための文字列。

    メールアドレスはどこから漏れるのか? ›

    メールアドレスが漏れる原因は色々あります。
    • ハッキング等により情報漏えいしたサイトやサービスから漏れる
    • ある会員サイトに登録した自分の情報が別のサービスで利用されたり、転売される
    • ホームページやブログ、掲示板などに記載したメールアドレスから漏れる
    • アドレス収集者がランダムなアドレスを生成し、無差別送信による調査で漏れる
    10 Aug 2019

    Mailtoの危険性は? ›

    mailto:」を使うことで、ユーザーがクリックしたらメーラーが立ち上がるため便利な方法ですが、「mailto:」を目印にしてメールアドレスを自動収集されてしまう可能があるためスパム被害の可能が高まります。

    どのメールが一番いい? ›

    無料のおすすめフリーメールアドレスランキング5選
    • 1位.Gmail|Googleが提供するフリーメールサービス
    • 2位.Yahoo! メール|Yahoo! プレミアムなら容量無制限
    • 3位.AOLメール|無料でもメールの容量が無制限
    • 4位.iCloudメール|Appleユーザーにおすすめのアプリ
    • 5位.Outlookメール
    7 Feb 2021

    仕事用のメールアドレスの名前は? ›

    仕事用のメールアドレスは【本人の名前@会社名(または屋号など】という形式が一般的です。

    メールアドレスの名前と誕生日は? ›

    自分の名前誕生日 最もオーソドックスなものが「自分の名前誕生日」で設定することです。 相手に余計な印象を与えず、かつパッと見てわかりやすいため、迷ってしまう場合は「自分の名前誕生日」にするといいでしょう。

    社会人のメールアドレスは? ›

    社会人メールアドレスは普通でいい。 苗字と名前もしくは名前の一部で取ればいい。 同姓が多いなら、数字を入れてもいいだろう。 取得するメールサービスも、王道のGmailで問題なし。

    Gmailのリスクは? ›

    Gmailはセキュリティ性の高いサービスですが、100%安全というものではありません。 不正アクセスなどの危険性はありますので、あらかじめ認識しておきましょう。 必要に応じてセキュリティ診断を実施したり、2段階認証プロセスなどさらにセキュリティを強固にする設定を行ったりするようにしてください。

    Gメールのデメリットは? ›

    Gmailデメリット
    • ネットに繋がらないと受信メールすら読めない
    • 初めて使う人は慣れるまでに時間がかかる
    • Gmailでの登録が不可のサービスが稀にある
    • 送り先がケータイメールだと受信拒否される場合がある
    • 不正ログインで他人にメールを見られる危険性がある
    • ネカフェで利用後はログアウトしないと他人に読まれる
    16 Jul 2022

    メールアドレス作成の規則は? ›

    メールアドレスに使用できる文字や文字数
    • 半角英小文字、数字、「-」(ハイフン)、「.」( ドット)、「_」(アンダーバー)のみ
    • 文字数は、3文字以上30文字以内
    • ひとつ目の文字は、アルファベットまたは数字のみ

    メールアドレスのドメイン部分って何? ›

    ドメインとはメールアドレスの「 @ (アットマーク)」より右側の部分を意味します。 「 @ 」の左側にあるユーザー名を含めた文字列すべてがメールアドレスです。 本来、ドメインとは Web サイトの URL の一部のことで、サイトがインターネット上のどこにあるかを示す住所のような役割をします。

    会社のメールアドレス 何がいい? ›

    結論から言うと、仕事用としてベストなのは「独自ドメイン」のメールアドレスです。 独自ドメインとは、持ち主の完全オリジナルなメールアドレスのこと。 例えば通販サイトのAmazonは、注文確認のメールに【auto-confirm@amazon.co.jp】というメールアドレスを使っています。

    グーグルアカウント 本名にしてますか? ›

    氏名を入力する際本人確認はないので、芸名やニックネームでも問題ありません。 ただし登録した名前は、Gmailの宛先やYouTubeのコメント欄など、あらゆるGoogleのサービスを使用する際表示されます。 また、「Gmailは本名、YouTubeはニックネーム」など、1アカウントで複数の名前は使い分けられません。

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    Author: Neely Ledner

    Last Updated: 12/22/2022

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    Name: Neely Ledner

    Birthday: 1998-06-09

    Address: 443 Barrows Terrace, New Jodyberg, CO 57462-5329

    Phone: +2433516856029

    Job: Central Legal Facilitator

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    Introduction: My name is Neely Ledner, I am a bright, determined, beautiful, adventurous, adventurous, spotless, calm person who loves writing and wants to share my knowledge and understanding with you.